Почему срываются Планы при выполнении Проекта?

Для начала, давайте рассмотрим, что же такое План Работы в Заявке на Грант?

Обычно это таблица, где указываются все Этапы реализации Проекта и все Работы, которые требуется выполнить, чтобы достигнуть Результата, заявленного Вами в Проекте.

В таблице обязательно прописываются конкретные Сроки реализации каждого Этапа и Ответственный за его выполнение. А так же Участники, задействованные на данном Этапе.

Иногда отдельно указывается Финансовая составляющая для каждого пункта Плана. Потому что не все из них требуют денежных вложений, и организаторы Конкурса могут выдавать Вам Деньги частями, по мере их надобности к указанному Вам сроку.

Самое главное, пишите план Вашего Проекта в полном соответствии с требования организаторов Конкурса.

Лучше добавить нужные столбцы или убрать лишние, чем Вашу Заявку отклонят лишь по причине формального несоответствия образцу.

Посмотреть реальный Рабочий План реализации Проекта.

Иногда к такому Плану просят приложить План-График.  Где наглядно видно, Что и Когда Вам следует делать в Проекте. Какие этапы более загружены Делами, какие менее. Когда именно имеет смысл подключить к процессу представителей прессы, когда стоит позвонить и узнать, как продвигается Проект.

Кстати, даже если Вас не просят делать такой План-График для Заявки, обязательно сделайте его для себя: он действительно нагляднее представляет Вам Ваш Проект. Вам будет легче претворять его в жизнь.

Посмотреть пример Плана-Графика с пояснениями.

В общем, с планами разобрались. Теперь пора понять, почему же иногда срываются Ваши такие красивые на бумаге Планы?

Причин здесь несколько.

Во-первых, в Ваши планы может внести коррективы сама жизнь: изменилась общая обстановка в стране, вышел новый указ (приказ, закон, распоряжение), напрямую задевающий Вашу деятельность по Проекту, случился природный катаклизм и так далее и тому подобное.

Все это форс-мажорные обстоятельства, которые Вы никак не могли предвидеть при написании Заявки на Грант. И с этим ничего не поделать. С этим придется смириться как Вам, так и тем, кто дал Деньги на реализацию Вашего Проекта.

Во-вторых, Ваши планы могут «поломать» Люди, задействованные в Проекте. Те самые приглашенные Специалисты или же проверенные и надежные члены Вашей Команды.

Каждый человек может в любой момент заболеть, сломать ногу, попасть в аварию. Даже умереть. И если у Вас все было завязано именно на нем, то Вашим планам не суждено будет сбыться. По крайней мере, в те сроки, которые Вы указали в Проекте.

Что делать?

Либо иметь на каждого человека Дублера (что не всегда реально, особенно для небольших Проектов). Либо самому стать Дублером для всех участников Проекта. Это нелегко, но возможно.

Попросите заранее распечатку всех лекционных материалов, предусмотренных в Проекте. Проговорите, проделайте с каждым из ответственных все, что он будет делать в ходе выполнения Проекта. Тогда Вы в «час икс» сможете сами прочитать лекцию, сделать распоряжения или провести мероприятие.

Конечно, это будет не совсем на том уровне, как если бы это делал Специалист. Но все же, это будет гораздо лучше, чем совсем отменится. Тем более что кроме Вас никто и не знает, как это должно было бы быть. Ведь Проект обычно существует в единичном экземпляре. И людям его просто не с чем сравнивать.

Если развивать мысль дальше, то Дублер понадобится и Вам. Ведь Вы тоже человек и так же не застрахованы от случайностей, как и все остальные. Самое разумное – иметь помощника, который вместе с Вами пройдет все шаги, перечисленные выше.

В-третьих, Вы элементарно можете просчитаться со сроками и временем. Особенно, если Вы не привыкли иметь дело с реальными Планами, которые выполняются так, как написано.

Обычно этим страдают люди, пишущие на работе планы-отписки, выполнение которых никто и никогда не контролирует. И для которых достаточно всего лишь написать такой же красочный, как и сам План, Отчет.

Что делать?

Начните писать реальные планы и следить за их выполнением самостоятельно. Не обязательно это могут быть планы по работе. Начните с личной жизни. Запланируйте и отследите выполнение каждого пункта плана в указанные Вами сроки. Тогда увидите, насколько Вы готовы выполнять свои же Планы.

Но возможно просто Вы запланировали в Проекте Дело, которое ни разу не делали в своей жизни, поэтому понятия не имеете, сколько это реально займет времени.

Что делать?

Запланируйте чуть больший отрезок времени на выполнение этого Дела, чем надо. Тогда Вы будете иметь резерв по времени и страховку, что все сможете выполнить в срок. Лучше сделать чуть раньше, чем опоздать с Отчетами по Грантам.

Опоздание с Финансовым Отчетом чревато занесением Вас вместе с Вашей Командой в «черный список» и дальнейшим неполучением следующих Грантов.

Итак, подведем итоги.

Ваши Планы, изложенные в Заявке на Грант должны быть реально выполнимы в те сроки, которые Вы указали.

Для этого:

— оставляйте чуть больше времени, чем требуется на выполнение Дела
— обязательно имейте людей-дублеров

— и верьте, что никакие форс-мажорные обстоятельства не выбьют Вас из седла!

Удачи Вам во всех Ваших начинаниях!