Бюджет Проекта – грамотный подход
Бюджет Проекта – одна из главных составляющих финансового документа под названием Заявка на Грант.
С расходованием Денег, полученных в результате победы в Конкурсе, может случиться три ситуации:
- Вы израсходовали все в точности, как написали
- Вы приобретаете товар или услуги дороже, чем заявляли
- Вы расходуете бюджет не полностью.
Рассмотри все три варианта, и посмотрим, как можно подстраховаться в каждом конкретном случае.
Вы израсходовали все в точности, как написали
Очень редкая ситуация, потому что инфляцию пока никто не отменял, а с момента написания Заявки до момента получения реальных Денег на выполнение Проекта обязательно проходит некоторое время. Иногда до полугода и больше.
Что делать?
— Заложить в Проект несколько завышенные цены, с учетом возможной инфляции. Хорошо, но «прокатывает» не во всех Конкурсах.
— Указать, что цены соответствуют конкретной дате написания Заявки и могут отличаться на момент выполнения работ по Проекту. Правда такая приписка все равно не поможет Вам избежать дополнительных расходов – товар-то все равно придется приобретать уже по новой цене.
— Для упрощения финансовой отчетности по Гранту попросить в магазине указать в товарном чеке (или ином финансовом документе) именно ту сумму, которая заявлена у Вас в Проекте, а разницу внести другими Деньгами и отбить на другой чек (тоже не всегда возможно – зависит от ситуации в магазине). К тому же, откуда у Вас другие Деньги? Свои?
— Надежнее всего, заложить в Заявке «амортизационную подушку» на такой случай: расходы на канцтовары, на телефонные переговоры, на командировки – на все то, от чего выполнение Проекта не зависит критическим образом, или что Вы сможете без проблем взять из других источников (например, в своей организации). При превышении стоимости товара расчетной, Вы приобретаете товар на сумму Гранта за счет урезания бюджета других статей расхода. А если Вами таких статей не предусмотрено, то и урезать Вам будет нечего.
Вы приобретаете товар или услуги дороже, чем заявляли
Совершенно не приветствуется организаторами Конкурса. Никто дополнительных средств на инфляцию из грантового фонда выделять Вам не будет. И обычно разница покрывается за счет собственных средств организации, получившей Грант.
А если таких средств нет – за счет собственных средств участников Проекта.
Хорошо, если в Проекте заложено получение заработной платы Руководителя и Бухгалтера Проекта. Но многие социальные Проекты идут без такой статьи расходов.
В таком случае рассмотренная выше «амортизационная подушка» просто необходима. Иначе Вы рискуете оказаться в черных списках организаций, которые не выполняют своих обязательств по Грантам.
Вы расходуете бюджет не полностью.
С этим обычно проблем нет: неизрасходованные средства, при условии выполнения работ по Проекту в полном объеме, просто возвращаются организаторам грантового Конкурса обратно.
Обязательно уточните этот вопрос при подаче Заявки. Такая возможность прописывается в Положении о Конкурсе.
Наличие возможности возврата финансовых излишков избавит Вас от необходимости как можно точнее попадать в стоимость товаров и услуг при написании Заявки на Грант. Правда, не во всех Конкурсах такая возможность есть.
Итак, подведем итоги.
При написании Заявки обязательно задайте себе вопросы:
— А что я буду делать, если что-то пойдет не так?
— Есть ли у меня запасные варианты?
— Есть ли некоторый запас финансов или других необходимых ресурсов у организации или у меня лично?
Не идеализируйте мир.
Заранее проанализируйте все возможные риски Вашего Проекта. В том числе и финансовые. Это позволит Вам избежать неприятностей в дальнейшем.
Помните, народную мудрость: «Знал бы где упасть – соломки бы подстелил».
Удачи Вам во всех Ваших начинаниях!